07:10 Uhr: Eine Reinigungskraft meldet sich krank
Die Nachricht kommt per WhatsApp. Jetzt muss jemand im Büro herausfinden, welche Objekte die Kollegin heute hätte, wer frei ist und was die Vertretung vor Ort wissen muss. Steht der Plan auf Papier oder in einer Tabelle auf einem einzigen Rechner, dauert das. Und oft fehlt am Ende eine Information, zum Beispiel wo der Schlüssel liegt oder worauf im Objekt zu achten ist.
So läuft es mit Centaro
Im Kalender filtern Sie nach der Mitarbeiterin und sehen alle Einsätze des Tages. In der Auftragsverwaltung weisen Sie den Auftrag einer anderen Kraft zu, und sie sieht den Einsatz auf dem Smartphone. Die Hinweise am Objekt zu Zutritt, Schlüssel und Reinigung sieht sie dort ebenfalls.
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09:30 Uhr: Ein Kunde fragt, ob das Büro gestern gereinigt wurde
Ohne zentrale Übersicht beginnt jetzt die Suche. Das Büro ruft die Reinigungskraft an, die Reinigungskraft erinnert sich, schickt vielleicht ein Foto. Der Kunde wartet, und die Antwort hängt davon ab, wer gerade erreichbar ist.
So läuft es mit Centaro
Jeder Auftrag durchläuft feste Stufen, von Offen und Zugewiesen über Anreise, Reinigungsphase und Nachkontrolle bis zu Freigegeben und Abgerechnet. Die Reinigungskraft meldet den Status auf dem Smartphone direkt am Einsatzort. Fotos lädt sie direkt am Auftrag hoch. Im Büro sehen Sie den Stand jedes Auftrags, und Ihr Kunde sieht seine Aufträge mit Status im Kundenportal.
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11:00 Uhr: Das Lohnbüro braucht die Stunden
Am Monatsende liegen Stundenzettel, Nachrichten und Notizen durcheinander. Jemand tippt sie ab, fragt bei Lücken nach und hofft, dass Pausen richtig eingetragen sind. Fehler fallen oft erst auf, wenn eine Abrechnung nicht stimmt.
So läuft es mit Centaro
Die Arbeitszeit wird am Einsatzort auf dem Smartphone erfasst, mit Start, Ende und Pausen, wahlweise pro Objekt oder als einfache Arbeitszeit. Die Zeiten werden in drei Stufen geprüft und freigegeben. Am Monatsende steht für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter eine Monatsübersicht bereit, als Grundlage für die Lohnabrechnung.
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Was das mit KI zu tun hat
KI-Werkzeuge für Tourenplanung, Kalkulation oder Personalbedarf arbeiten mit Daten: Wo liegen die Objekte, wie lange dauert eine Reinigung tatsächlich, wer ist wann verfügbar, wie oft ändert sich der Plan. Stehen diese Angaben auf Papier, in Chatverläufen oder nur in den Köpfen erfahrener Mitarbeiter, kann kein Werkzeug sie auswerten.
Die drei Situationen oben erzeugen diese Daten nebenbei. Jede Vertretung, jede Statusmeldung und jede erfasste Stunde landet geordnet an einem Ort.
Centaro bringt heute Planung, Zeiterfassung und Abrechnung in ein System. Das ist die Grundlage, auf der spätere Auswertungen und KI-Werkzeuge aufbauen können. Welches Werkzeug später dazukommt, ist eine eigene Entscheidung, die Sie dann auf sauberen Daten treffen.
Wo Sie anfangen
- Erfassen Sie alle Kunden und Objekte an einem Ort, mit Hinweisen zu Zutritt, Schlüssel und Reinigung.
- Führen Sie jeden Einsatz als Auftrag mit Status, auch die kurzfristigen.
- Erfassen Sie Arbeitszeiten am Einsatzort und nicht erst am Monatsende.
Diese drei Schritte helfen sofort im Alltag. Und sie schaffen die Datenbasis, die Sie für jede weitere Auswertung brauchen.
Häufige Fragen
Brauche ich KI, um meine Reinigungsfirma zu digitalisieren?
Nein, Aufträge, Einsatzplanung, Zeiterfassung und Rechnungen lassen sich ohne KI digital ordnen. KI-Werkzeuge können später auf diesen Daten aufbauen.
Welche Daten braucht ein KI-Werkzeug für die Tourenplanung?
Mindestens die Adressen der Objekte, geplante und tatsächliche Einsatzzeiten sowie die Verfügbarkeit der Mitarbeiter. Entscheidend ist, dass diese Daten vollständig und an einem Ort liegen.
Hat Centaro KI-Funktionen?
Centaro konzentriert sich auf die Organisation des Betriebs: Aufträge, Einsatzplanung, Zeiterfassung, Rechnungen und Kundenportal. Diese geordneten Daten sind die Grundlage, auf der spätere KI-Anwendungen aufbauen können.
Was kann ich heute schon tun, ohne die Software zu wechseln?
Schreiben Sie für jedes Objekt auf, welche Schritte zur Reinigung gehören und wie lange sie dauert. Diese Liste brauchen Sie in jedem System, und sie macht Vertretungen sofort leichter.
Wo werden die Daten in Centaro gespeichert?
Centaro nutzt Hosting in Deutschland. Details stehen auf der Seite Sicherheit.